No depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil en plazo (habitualmente hasta 30 de julio del año siguiente, cuando el ejercicio económico de la empresa coincide con el año natural) conlleva que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento continúe (salvo los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores, y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa). Además, aunque la sociedad no haya tenido actividad en todo el ejercicio, es decir, se trate de una “sociedad inactiva”, está obligada a presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
El régimen sancionador del depósito y publicidad de las Cuentas Anuales establece que la falta de depósito de las mismas en plazo dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 € por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), si bien es cierto que en la práctica se inician muy pocos expedientes sancionadores por este motivo (en 2023 hubo solamente 316 expedientes resueltos), debido a los pocos efectivos de los que dispone el ICAC, pero esta circunstancia puede cambiar. Incluso puede aumentar el límite superior de la sanción a 300.000 euros en caso de grandes empresas. Por ello es importante que presentemos las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil aunque sea fuera de plazo lo antes posible ya que, si se produce el depósito con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un 50%. Por otra parte, el plazo de prescripción de esta infracción, y de las sanciones que conlleva, es de 3 años.
En cuanto a la responsabilidad del administrador derivada de este hecho, el artículo 236 de la Ley de Sociedades de Capital establece que los administradores responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos, o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo. Si no se cumplen los plazos establecidos en la ley y, por tanto, no se presentan las Cuentas Anuales a tiempo, no hay duda de que no se está actuado diligentemente, por lo que se le podrían reclamar los daños y perjuicios causados, como las sanciones impuestas a la sociedad o una indemnización por el quebranto que pueda suponer el cierre registral. Pero además de esta responsabilidad por daños, también existe una responsabilidad por deudas, regulada en el artículo 367 de la Ley de Sociedades de Capital, es decir, por no actuar cuando se da alguna causa de disolución, o la situación económica de la sociedad es de insolvencia, al no disolver o liquidar la sociedad o no instar la declaración del concurso de acreedores, situación que se puede dar pero desconocerse al no haber formulado y presentado las Cuentas Anuales en los plazos marcados por la normativa. En este sentido, los administradores que en el plazo de dos meses no actúen diligentemente cuando se constate que en la sociedad concurre una causa legal de disolución, incurren en responsabilidad solidaria, con su propio patrimonio, por las deudas de la sociedad posteriores al acaecimiento de la causa legal de disolución, recayendo sobre los mismos administradores la carga de la prueba en cuanto a que las deudas reclamadas son de fecha anterior al acaecimiento de la causa legal de disolución de la sociedad.
Asimismo, el artículo 147 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria, establece como una de las causas de revocación del número de identificación fiscal (NIF) que se constate el incumplimiento durante 4 ejercicios consecutivos de la obligación de depositar en el Registro Mercantil las Cuentas Anuales. La revocación del NIF no es automática, requiere audiencia previa con plazo de 10 días para efectuar alegaciones, debiendo publicarse en el BOE y notificarse al obligado tributario en caso de producirse finalmente; pero consumada la pérdida de validez a efectos identificativos de dicho NIF en el ámbito fiscal las implicaciones son: no podrá realizar inscripciones en registros públicos, ni realizar cargos y abonos en cuentas o depósitos abiertos en entidades de crédito; tampoco podrá obtener el certificado de encontrarse al corriente de pago de sus obligaciones tributarias, y causará baja en el Registro de operadores intracomunitarios (ROI), exportadores y otros operadores económicos; lo que ocurrirá hasta que se consiga rehabilitar el NIF o se obtenga uno nuevo.
